Esta entrada es una continuación de Escritura profesional: 3 pasos para lograr un buen texto. De nuevo voy a centrar la atención en uno de los capítulos de  “Mindmapping. Trucos de la mente creativa“, de Joyce Wycoff, (podéis leer más entradas desarrolladas a partir de ese manual aquí y aquí) para aportar algunas técnicas que hagan de vuestros documentos profesionales algo más legible y que se acepte y entienda con más facilidad por los receptores a quienes estén destinados.

Si en la entrada anterior hablaba de cómo plantear un escrito de estas características, es decir, cómo definir el contenido adecuado y preciso a incluir en ese texto, ahora es el momento de prestar atención a algunos “trucos” o buenas técnicas concretas que harán de vuestros textos profesionales algo único.

Por si acaso no hubierais leído la entrada anterior (tenéis el enlace en la primera línea de este texto), os la resumo de forma muy escueta. Estos son los tres pasos para plantear un texto profesional:

  1. Escuchar: Prestar atención a todas las personas implicadas en el documento y recoger cualquier información valiosa para la redacción del mismo.
  2. Organizar: Recoger toda la información previa y organizarla, definiendo cuál es el objetivo principal del documento y construyendo el texto alrededor de él.
  3. Telegrafiar: Resumir al máximo el mensaje, ofreciendo la información realmente valiosa y respetando a los demás al no hacerles perder el tiempo.

Una vez que tenemos el mensaje, es la hora de pensar en cómo presentarlo de forma que capte la atención de los destinatarios. Para eso, tendremos que servirnos tanto de herramientas más propias del marketing (títulos, subtítulos, reclamos visuales…) como relacionadas con el copywriting o escritura estratégica (términos llenos de energía, llamadas a la acción, estrategias persuasivas…). Como comentaba en la entrada anterior, el objetivo es que el documento se lea y no quede olvidado en un montón.

¿Cómo podemos lograr eso? Hay una serie de estrategias que pueden ayudar a conseguirlo:

1. Títulos

Pensemos en que casi nadie va a leer el documento completo. ¿Cómo podemos hacer que entiendan el mensaje? Usando los títulos y subtítulos como resumen. Deben concentrar todas las ideas clave que queremos transmitir y mantener así el foco sobre lo que queremos contar.

Una de las técnicas que se pueden usar es escribir primero los títulos y subtítulos, luego añadir los gráficos o ayudas visuales que se tienen pensado incluir y, por último, escribir el texto. Así garantizamos que lo más llamativo sea la información clave y que el resto sea información complementaria.

2. Las ayudas visuales

Las ayudas visuales son todos aquellos elementos del escrito que ayudan a transmitir el mensaje. Aquí podríamos incluir desde gráficos, tablas, dibujos, fotografías… e incluso la incorporación de formato como negrita, subrayado, listas, texto en color…

De nuevo, es preciso tener en cuenta algunas cosas:

  • Los gráficos y las tablas van a llamar más la atención que las listas.
  • Siempre que sea posible, usar dibujos, gráficos o fotografías en color (mejor que en blanco y negro).
  • Cada elemento visual debe orientarse a concretar una sola idea, para que al destinatario le quede claro el objetivo.
  • Las fotos o gráficas deben ir lo más cerca posible del texto donde se explica su razón de ser.

3. Ser breve

Nada de párrafos eternos, ni de frases llenas de conjunciones. El objetivo es ser claro, directo, incisivo y, para ello, qué mejor que usar frases cortas y un vocabulario que, sin parecer un libro de lectura de un niño, no incluya palabras demasiado cultas o que no vayan a ser comprendidas por los demás.

Así que recordemos: palabras breves, frases breves, párrafos breves.

4. Usar jerga y acrónimos solo si es adecuado.

Cada profesión tiene su propio lenguaje y una terminología muy concreta. No se expresa igual un licenciado en leyes que un médico, o un ingeniero igual que un artista. Por eso, si vamos a incluir acrónimos o palabras de jerga, es muy importante que recordemos a quién va dirigido el documento: Si es alguien de nuestra profesión, perfecto. Pero si no es así (por ejemplo, una memoria enviada a una administración pública), el uso de esos términos solo va a lograr dificultar que comprendan el mensaje.

Una alternativa puede ser explicar el término la primera vez que se use (mediante una nota al pie, por ejemplo); así todos sabrán a qué se refiere.

5. Evitar términos sexistas u ofensivos

Los estudios indican que, al usar términos como artículos, sustantivos o adjetivos masculinos, un gran porcentaje de quien lea el documento interpretará que va dirigido a un hombre. Hay que cuidar este aspecto, pero sin caer en estructuras que dificulten la lectura. Por ejemplo, poner de forma constante el/la o “los dependientes y las dependientas” no ayudará en absoluto a que el mensaje que se quiere transmitir llegue de forma clara.

Una opción es incluir los nombres femeninos cuando el destinatario sea mujer; también se pueden usar términos más neutros, como plantilla o población…

6. Limitar el uso del humor

Salvo que sea bien comprendido por el receptor, es preferible evitar bromas o chanzas en este tipo de documento, ya que podrían ser malinterpretados por otros y dejaría a quien lo escribe en muy mal lugar. Eso no significa que no se pueda usar un lenguaje ligero o amable, pero sin arriesgarse demasiado (ya sabemos que los límites del humor son muy particulares de cada uno).

7. Legibilidad

Un aspecto fundamental es lograr que el documento sea lo más agradable posible en lo visual, para que resulte legible. Algunos consejos:

  • Usar márgenes amplios, un tamaño de fuente suficiente y un interlineado de al menos 1,5 puntos. Todo ello ayudará a darle un aspecto limpio y claro al texto y resultará más sencillo de leer que si utilizamos una letra enana o apretada. No nos debe dar miedo gastar un poco más de papel (y, en caso de que exista limitación impuesta por terceros, recurrir a sintetizar mejor el mensaje).
  • No usar demasiadas mayúsculas. En textos online se asume que las mayúsculas equivalen a gritar y, poco a poco, esta asunción se extiende también a los textos offline. Es mejor alternar mayúsculas y no emplearlas de forma continuada, lo que también facilitará su lectura.
  • Las cifras se suelen entender mejor si están en formato letra que si están en formato número (tal vez esto sea más extensible a lectores que proceden de entornos de letras que a aquellos que vienen de carreras o estudios científicos). De todas formas, siempre es posible incluir ambos formatos; por ejemplo, poniendo la cifra en números entre paréntesis.
  • Numerar las páginas de un documento largo es básico para ayudar al lector a encontrar un texto concreto (sobre todo, si luego se va a usar ese documento como herramienta clave en una reunión con varias personas).
  • Es mejor no justificar el texto. Aunque es un recurso que se usa mucho, los procesadores de texto, para justificar el texto, lo que hacen es utilizar espacios irregulares entre palabras, unos más amplios y otros más estrechos. Puede parecer más limpio a simple vista, pero la verdad es que dificulta la lectura. Lo mismo sucede con el uso de guiones para romper una palabra al final de una línea y así ajustar el texto.

8. Releer y corregir

Como con cualquier otro texto, resulta imprescindible, una vez escrito el contenido, volver a leerlo y corregir todo aquello que sea necesario: no solo desde un punto de vista ortográfico o gramatical, sino también fijarse en si realmente hemos conseguido el objetivo de hacer llegar al lector la idea principal o foco de nuestro texto. Si no es así, tal vez se haga necesario volver a estructurar los contenidos.

Si es posible, se recomienda dejar reposar el informe antes de releerlo; así nos daremos cuenta de más cosas que si tratamos de corregirlo nada más escribirlo.

9. El final debe resumir todo el contenido

Nunca está de más usar los últimos párrafos del documento a modo de conclusión, de forma que el lector (que seguramente se habrá saltado unos cuantos párrafos) pueda, de un solo vistazo, sacar las ideas principales del texto.

Estos son algunos de los consejos que podéis emplear a la hora de dar fuerza y coherencia a vuestros textos profesionales y así ayudaros a lograr el objetivo que os hubierais fijado a la hora de escribirlos.

Y ahora es vuestro turno: ¿usáis estas herramientas? ¿Hay alguna otra que os resulte imprescindible y que os ayude para escribir? Estoy deseando leer vuestros comentarios al respecto. 

Fotografía: Jake Przespo (Flickr con licencia Creative Commons BY-2.0)