Cuando hablamos de escritura, siempre da la impresión de que nos referimos a textos de alto valor literario. Por eso, cuando le preguntas a alguien si escribe, lo más probable es que te responda que no. Nada más lejos de la realidad: escribimos de forma constante, desde un mensaje de texto, un tuit, una entrada en cualquier otra red social, un correo electrónico… pasando por textos de carácter más administrativo (reclamaciones, sugerencias, evaluaciones de cursos o charlas, solicitudes…) hasta llegar a textos más completos y más profesionales: informes, memorias, procedimientos técnicos, instrucciones de trabajo

Estos textos tienen unas características únicas. Volviendo al texto “Mindmapping. Trucos de la mente creativa“, de Joyce Wycoff, del que ya os he hablado en un par de ocasiones (podéis leer las entradas aquí y aquí):

Veamos a continuación tres principios que debemos tener en cuenta en consideración cuando practiquemos la escritura profesional:
Primero y prinicipal: ¡Nadie quiere leerlo!
Segundo e importante: ¡Casi nadie lo leerá íntegramente!
Tercero y crítico: ¡Casi todo el mundo interpretará mal alguna parte del escrito!

Seguramente os veréis identificados en los tres principio, ya sea como lectores de escritos que os ha enviado algún compañero, jefe o cliente; o bien cuando os habéis visto en la necesidad de redactar un texto y queréis buscar la forma de que vuestro mensaje cale en su destinatario y obtener así la respuesta que esperáis.

¿Cómo lograrlo? Existen una serie de técnicas prácticas que podéis aplicar para, en la medida de lo posible, evitar que vuestro destinatario “se duerma” o acabe archivando vuestro comunicado en una carpeta llamada “Leer después”. En situaciones como estas es cuando unas buenas habilidades de escritura pueden ser clave para destacar e influir en el resultado de vuestro trabajo y en las acciones de quienes os rodean. 

Para conseguirlo no es necesario desarrollar una lírica potente (aunque puede ayudar en algunos casos, como en la escritura emocional orientada a crear una conexión con un cliente), pero sí que hay que buscar que el texto guarde unos principios de coherencia, pulcritud, organización… tiene que ser directo e ir al grano, pero sin resultar cortante en excesivo ni usar un lenguaje tedioso.

En mi entrada de hoy os quiero trasladar tres pasos o buenas prácticas a la hora de acometer un texto profesional. Si os interesa la cuestión (podéis plantear cualquier pregunta en los comentarios o contactando conmigo), en otra entrada detallaré esos “trucos” o buenas técnicas concretas que también os ayudarán con vuestros objetivos.

Primer paso: escuchar

Mucho antes de empezar a escribir, es necesario hablar con las personas implicadas en el proceso. Nuestro objetivo puede ser dar información que nos hayan pedido, solicitarla, exponer un problema en el departamento, llegar a unas conclusiones sobre un estudio… Un escrito, como una llamada, es un ejercicio de comunicación, y como tal hay dos elementos imprescindibles (cuatro, si tenemos también en cuenta el canal y el mensaje en sí): el emisor y el receptor.

En muchas ocasiones, mantenemos reuniones previas con clientes, proveedores… nos cruzamos con compañeros a la hora del café, nos reunimos por diferentes motivos… y de todas esas conversaciones es importante extraer la información que nos ayudará después a darle forma a nuestro contenido, tanto el mensaje como el tono a emplear en función del destinatario.

Algunos consejos que podemos tener en cuenta:

  • Poner toda nuestra atención en lo que nos están contando. No sólo en las palabras, sino también en la actitud. Hay veces que los gestos nos van a dar pistas sobre cuestiones que no quedan claras en la conversación.
  • Mostrar interés: la otra parte se relajará y será más abierto si nos mostramos positivos e interesados en lo que nos están contando, si formulamos preguntas que vengan al caso (preguntas abiertas, a ser posible, para favorecer la conversación). También debemos respetar los tiempos de la otra persona y no buscar llenar los silencios, dándole espacio para que formule sus preguntas o respuestas.
  • No hacer juicios de valor: si rechazamos alguna opinión de otras personas, es posible que restemos valor a su contribución y dejemos de escucharlas, perdiendo así información valiosa para la siguiente etapa.

Segundo paso: Organizar

El segundo paso es coger toda la información que hemos recopilado hasta ese momento y organizarla, de forma que busquemos el objetivo del documento que vamos escribir (lo que Wicoff denomina como el FOCO del mapa mental) y empezamos a trazar un plan de qué vamos a incluir, con qué estructura, con qué tono… Es una etapa que puede plantearse como de libre pensamiento: como aún no hemos empezado a escribir, no cabe hacer juicios de valor y cualquier idea sobre lo que podríamos incluir en el texto es válida hasta que, en un paso posterior, la descartemos o aceptemos.

Como decíamos, antes de empezar a escribir nada, lo primero es contestar a una serie de preguntas fundamentales que nos ayudarán a tener claras las ideas:

  • ¿Cuál es el objetivo del documento?
  • ¿A quién se lo vamos a enviar?
  • ¿Qué esperamos que haga esa persona en respuesta?
  • ¿Hay alguna razón por la que no querrían hacerlo? ¿Qué implica lo que pedimos?
  • ¿Qué ideas principales y/o secundarias queremos transmitir?
  • ¿Hay algún criterio de forma que estemos obligados a tener en cuenta?
  • etc.

Tercer paso: telegrafiar

Esta es probablemente la cuestión más importante (y a menudo, la menos practicada): resumir nuestro mensaje al máximo para que cumpla su cometido. De hecho, Wycoff incluso plantea la posibilidad de que prescindamos de un texto escrito y nos limitemos a comunicarnos con las otras personas cara a cara o por teléfono.

Sin embargo, en muchas empresas esto no es posible ni recomendable, y se exige que quede constancia escrita de muchas acciones. En estas situaciones, menos es más: debemos valorar como merece el tiempo que otras personas nos van a dedicar y, en consecuencia, resumir al máximo las ideas, planteando la posibilidad de ampliar la información en algún punto concreto si se nos pide.

No llegaría al extremo de escribir un telegrama como tal, pero sí es cierto que, en ocasiones, tendemos a ampliar el mensaje y rellenarlo con la falsa impresión de que así lograremos impactar más al destinatario con nuestros conocimientos y le abrumaremos hasta lograr la respuesta deseada. Pero rara vez sucede así.

Estos serían los tres pasos básicos a la hora de encarar un texto de carácter profesional. Como veis, no están relacionados con el texto en sí, sino que resultan básicos para plantear, de forma adecuada, las ideas que más tarde desarrollaremos.

¿Os los habéis planteado alguna vez así? ¿Qué tipo de textos profesionales soléis escribir? Tenéis los comentarios a vuestra disposición. 

Fotografía: Marco Verch (Flickr con licencia Creative Commons BY-2.0)